Opération messagerie propre

J'ai déjà eu l'occasion de parler des mails que l'on reçoit et que l'on envoie tous les jours. C'était pour rappeler qu'on y passait beaucoup de temps, chaque jour : 2 à 3 heures au minimum, certains beaucoup plus. Symantec affirme ainsi que 21 % des internautes les consultent de manière « compulsive » et qu'ils paniquent dès qu'ils ne peuvent y accéder. Il faudra un jour réitérer les expériences de Pavlov avec le signal sonore "nouveau mail" comme stimulus. Mais ne nous égarons pas. J'évoquais aussi l'application de quelques bonnes pratiques qui en augmentent considérablement leur efficacité : objectif, forme, rédaction, contenu factuel. Ce qui m'intéresse actuellement, c'est la gestion de cette masse considérable d'information.

On s'en rend compte parfois quand votre service informatique vous appelle pour vous prévenir que votre boîte est saturée, donc inaccessible. Faites l'expérience : combien de mails sur votre messagerie à ce jour ? Quel poids, pièces jointes incluses ? Combien de gigas en stock dites-vous ? 3 ? Il est temps d'intervenir.
Il faut alors s'exécuter en renaclant et en traînant les pieds, car il va falloir choisir ce qu'on va conserver ou jeter. Or s'il est un point sur lequel tout le monde s'accorde, c'est l'importance de la traçabilité de l'information dans l'entreprise. Il faut pouvoir retrouver le mail qui date de trois mois, qui montre bien que vous aviez pris telle décision. Ou bien que vous avez alerté sur telle situation. Ou même, tout simplement, que vous avez entendu parler de quelque chose de fondamental, tellement fondamental d'ailleurs que si vous le ressortiez à l'instant, ça materait un peu le collaborateur qui la ramène un peu trop sur le sujet...
Aurait-on pu le faire avant ? Cela signifie alors qu'on est en mesure de classer ses mails de façon efficace.
Tout le monde connaît le classement par thème, où vous rangez à la main ou automatiquement les mails dès qu'ils arrivent. Cela prend beaucoup de temps à mettre en place, et cela ne donne pas forcément une visibilité de l'urgence ou de l'importance des sujets traités dans les mails. L'autre solution consiste alors à les classer en fonction de la procédure prévue : action, attente, archives (on appelle ça "the trusted three"). Mais si vous recherchez tous les mails sur un thème, vous êtes bien embêtés...
Bon, on peut toutefois se faire une douce violence pour mettre en place quelques règles simples.
Créez d'abord quelques boîtes de classement pour ranger :
- ce que n'a pas d'urgence ou d'importance particulière et dont on peut remettre la lecture à plus tard (documentation, newsletter, etc.). Autant ne plus l'avoir dans sa boîte
- ce qui a été traité : vous pouvez d'ailleurs mettre dedans des sous-dossiers par thème. Si c'est traité, plus besoin de l'afficher
- ce qui est nuisible : les spams doivent se classer automatiquement dans un dossier "indésirable", que vous videz périodiquement ou qui se vide tout seul chaque fois que vous quittez votre messagerie.
La première étape de l'opération "messagerie propre est bouclée.